Na czym polega archiwizacja dokumentów?

PDF | Widok wydruku | Html

Autor: joko

Czytano: 587 razy | Kategoria: Zarządzanie firmą | Ilość słów: 369 | Data: Tue, 8 Apr 2014 | 0 komentarzy

W dzisiejszych czasach wszystkie jednostki organizacyjne, niepaństwowe oraz państwowe przedsiębiorstwa zobowiązane są do archiwizowania dokumentów, które powstają w wyniku prowadzonej działalności.

Archiwizacji powinny podlegać zarówno dokumenty jawne, jak też niejawne. Archiwizacja dokumentów ogółem polega na tworzeniu, zabezpieczaniu oraz klasyfikowaniu różnorodnych zbiorów dokumentów. Te dokumenty muszą być odpowiednio oznaczone, aby w razie potrzeby można je było szybko znaleźć. Te dokumenty archiwizowane są przez jakiś określony czas w siedzibie danej firmy, natomiast po upływie określonego czasu te dokumenty przekazywane są najczęściej do archiwum państwowego albo przekazywane są do utylizacji, jeśli stosowne organy stwierdzą, że są już one niepotrzebne albo w żaden sposób nieaktualne.

Archiwizowane dokumenty muszą być odpowiednio oznaczone, aby w razie potrzeby można było je bardzo łatwo odnaleźć. Najczęściej stosuje się następujące symbole: A, B, Bc, B+ cyfra arabska oraz BE+ cyfra arabska. Symbol A odnosi się do dokumentów, które mają jakąś wartość historyczną i one nie podlegają zniszczeniu oraz przechowywane są wieczyście. Archiwizacja dokumentów tego typu musi odbywać się w odpowiednich warunkach, aby umożliwić tym wszystkim dokumentom jak najdłuższe przetrwanie. Symbol B oznacza dokumentacje niearchiwalną, natomiast symbol Bc oznacza dokumentację, która po jej pełnym wykorzystaniu przekazywana jest do utylizacji. Symbol B+ cyfra arabska oznacza dokumentację, która ma swoje praktyczne znaczenie tylko w określonym czasie. Po upływie takie czasu dokumenty poddawane są brakowaniu, a ta cyfra arabska oznacza liczbę lat ich przechowywania. W przypadku symbolu BE+ cyfra arabska oznacza to, że w danym miejscy znajduje się dokumentacja, która po upływie odpowiedniego czasu poddawana jest ekspertyzie ze względu na jej treść, znaczenie oraz charakter.

Archiwizacja dokumentów dla niektórych może być trochę skomplikowana, ponieważ wiąże się ona z licznymi procedurami. Dokumenty oddawane do archiwizacji muszą być odpowiednio poukładane, natomiast zewnętrzne teczki muszą być szczegółowo opisane. Na środku musi się znaleźć nawa instytucji wraz z nawą komórki organizacyjnej, w lewym górnym rogu musi być zamieszczona sygnatura teczki, a w prawym górnym rogu jej kategoria archiwalna. Na środku teczki musi być wyraźnie zapisany tytuł teczki, natomiast po tytułem musi być zapisany rok założenia tej teczki. Warto przestrzegać tych wszystkich zasad, ponieważ to znacznie ułatwi archiwizację.



Podpis


Rating: 1.0

Komentarze

Skomentuj

Nie masz uprawnień do komentowania. Musisz się zalogować.




© 2011 Artykulis.pl